Надо ли сохранять конверт из суда

Выбрасывать ли конверты при получении корреспонденции инструкции для секретаря

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации:

1. ГОСты, ОСТы, ТУ.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
4. Научные отчеты.
5. Нормы и нормативы расхода материалов.
6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
7. Поздравительные телеграммы, письма.
8. Прейскуранты.
9. Пригласительные билеты.
10. Программы конференций, совещаний.
11. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
12. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
13. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
14. Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

Имеет ли право секретарь вскрывать конверты пришедшие на имя компании?

Ju (гость) [email protected] Например адрес отправителя есть только на конверте, или это уведомление из какого-либо органа со сроками исполнения (которые отсчитвают от даты получения уведосления). Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Elena [e-mail скрыт] Россия, Псков #9[7383] 25 апреля 2008, 11:48 А мы конверты вместе с копиями письма отдаем исполнителям (пусть сами разбираются важна им дата на штемпеле или нет), у себя храним только неопознанные уведомления (опознанные также отдаем исполнителям), к документам, кот пришли директору также прикалываем конверты, после прочтения писем директором выбрасываем конветы за ненадобностью! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Важно

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Некоторые секреты входящих документов

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Angelok [e-mail скрыт] Российская Федерация, Жемчужина Кубани #14[260566] 23 июня 2011, 11:50 Я нигде их не регистрирую, просто отдаю исполнителям.

Как варинат их можно подкалывать к исходящим сопроводительным письмам, например вы отправили договор в ООО Ромашку с сопроводительным письмом, вот потом полученное от них уведомление подкалываете к своему экземпляру сопроводительного письма.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

#15[260568] 23 июня 2011, 11:52
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали.

При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются.

Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» — передать адресату.

Рабочая инструкция «работа секретаря» «ри-20-рс»

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.
Важно знать, что:

1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
2. Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
3. Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.

Татьяна (гость) [email protected] #10[7391] 25 апреля 2008, 12:31 Дорогие коллеги! Большое спасибо за помощь! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Татьяна [email protected] У нас фирма маленькая, так что вся корреспонденция хранится у меня, а если приходится отдавать-то я делаю им ксерокопии, а оригиналы оставляю себе (научена горьким опытом, когда важные письма терялись, а потом спрашивали с меня).Нам неоднократно пригождалось то, что конверты хранятся — когда мы судились и доказывали, что письмо мы получили тогда-то, и отправлено было оно тогда-то.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Или например письма из налоговой инспекции желательно сохранить, ну это воопще на усмотрение бухгалтерии… А все остальные сохранять просто не имеет смысла. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Many_Panny (гость) [email protected] Я эти конверты подкалываю к документу и передаю исполнителям.

В общем, чтобы не засорять свою приёмную, я практически все конверты передаю исполнителям, уничтожаю лишь те, которые от корреспонденции попадающей ген.

директору на резолюцию, и то, предварительно заношу информацию в справочник контрагентов. Хотя, в организации может быть принят другой регламент работы с корреспонденцией.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например: Вх.

№ 114/03, где Вх.
На самом деле, по другому штемпелю на том же конверте выяснилось, что письмо было отправлено в день заседания, но это уже вопросы к секретарям суда.) Вывод: прежде чем выбросить конверт, нужно внимательно просмотреть письмо, которое из него достали. И только потом принять решение. Если конверт решено оставить, то он прикрепляется к письму и хранится вместе с ним.

Срок хранения конверта равен сроку хранения письма. Как поместить конверт в дело и во внутреннюю опись, написано в этой статье. Ну и на всякий случай: ни в коем случае нельзя выбрасывать конверт, на котором написано «лично» или «конфиденциально». В запечатанном виде этот конверт передается в руки тому, кому предназначен, а уж адресат сам решит, что с ним, с конвертом, делать.

Вопросы в комментарии.

Источник: http://advokat-na-donu.ru/vybrasyvat-li-konverty-pri-poluchenii-korrespondentsii-instruktsii-dlya-sekretarya/

Почтовый конверт: обработка, учет и хранение

Почтовым конвертам или вообще не уделяют внимание, или, наоборот, излишне перестраховываются и хранят их чересчур бережно. Хранят, конечно, не просто так.

Те, кто перестраховывается, таким образом доказывают при необходимости получение письма.

В статье рассмотрим, что именно можно подтвердить при помощи почтового конверта и как лучше отправить письмо, чтобы иметь юридически значимое доказательство его получения.

Входящие конверты

Ответ на вопрос, в каких случаях следует оставлять в организации конверты входящей корреспонденции, дан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76):

Таким образом, хранение конвертов оправдано, если:

а) получателю письма важны даты на почтовых штемпелях, которые проставляются в день отправки письма и в день поступления его в почтовое отделение;

б) адрес отправителя указан только на конверте, то есть отправитель не удосужился написать сопроводительное письмо к своим документам, а из присланного пакета не понятно, на какой адрес высылать ответ.

Когда конверты могут пригодиться…

Случаев, когда конверты играют важную роль, множество:

В некоторых организациях конверты к письмам прикладывают в качестве дополнительного доказательства того, что документ был получен. Это точно лишнее.

Во-первых, если документ уже в организации, то никаких дополнительных доказательств его отправления и получения не требуется: он сам по себе лучшее тому подтверждение.

Во-вторых, конверт даже со всеми штампами – доказательство малоубедительное. Кто поручится, что в этом конверте пришло именно письмо № 1234, а не, например, поздравительная открытка? А если организации состоят в постоянной переписке друг с другом, то уследить за тем, какой конверт соответствует «своему» письму, и вовсе невозможно.

Алгоритм работы с конвертами

Шаг 1: вскрыв конверт, откладываем его в сторону, но не выбрасываем.

Шаг 2: проводим первичное рассмотрение поступившего письма. Это обычная процедура. Удостоверяемся, что:

1) письмо адресовано нам;

2) все заявленные в нем приложения в наличии (эти два действия обязательны при первичном рассмотрении входящей почты, но к конвертам не относятся);

3) в письме нет сроков, которые истекают в ближайшие дни или уже пропущены;

4) присутствует обратный адрес.

Шаг 3: если первичное рассмотрение не выявило никаких проблем, выбрасываем конверт и переходим к следующему письму, начиная с Шага 1.

Шаг 4: если адрес отправителя можно установить только по конверту, прикалываем его к письму, но не скрепкой, а степлером.

Шаг 5: если в письме обнаружились «проблемные» сроки, изучаем почтовые штемпели.

Скорее всего, обнаружится, что или письмо было отправлено поздно, как в приведенном выше примере, или оно «гуляло» где-то намного дольше, чем того требуют почтовые регламенты. В этом случае тоже подкалываем конверт к письму. Для руководителя, который будет читать его и выносить резолюцию, можно написать записку на стикере, например такую:

Как правило, руководители с пониманием относятся к таким сообщениям на представляемой к рассмотрению корреспонденции.

Порядок хранения конвертов

Если конверт все же решено хранить, то делается это на общих основаниях.

Конверт – такой же документ, как и все остальные, и никаких исключений для себя не требует.

Пока письмо в работе, приколотый степлером конверт проходит весь маршрут входящего письма вместе с ним. После завершения в делопроизводстве письмо помещается в дело также вместе с конвертом.

Спустя положенное время дело направляется на хранение. Большинство писем хранятся 5 лет, и специального оформления на хранение не требуют: в деле просто наводится порядок (письма располагаются по принципу «запрос-ответ», выстраиваются по алфавиту или хронологически и т.д.), и положенный срок дело хранится в папках-регистраторах.

Однако есть письма, хранить которые полагается 10, 15 лет и даже постоянно. Такие документы подлежат полному оформлению на хранение. Из дела будут сформированы тома.

Что касается конвертов, то придется изучить письма, к которым они относятся.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/1_2018/pochtovyj_konvert/

Москва-99: заказное письмо судебное, от кого может прийти?

5/5 (3)

Относительно подобного обозначения на заказном письме можно утверждать одно – это нумерованное название одного из московских городских почтовых отделений, расположенного на Смоленской площади.

Вполне можно предположить, что корреспонденция пришла из органа, который располагается в районе, закрепленном за указанным отделением. Полное обозначение его индекса – 121099. Сокращенное – Москва 99.

Данные почтового отделения

Внимание! Отделение расположено в Москве по адресу: пл. Смоленская, 13/21. Индекс – 121099. Контактные номера: (499) 241-18-65; (499) 241-16-81. Отделение работает круглосуточно.

Что может быть в письме

В заказных судебных письмах доставляют, как правило, важную судебную документацию. Объем обычно небольшой, поскольку после определенной массы отправление перейдет в разряд бандероли.

Обычно возникает необходимость в доставке из суда писем, содержащих:

• Оповещения о проведении судебных слушаний;
• Уведомления заявителей о рассмотрении поданных ими жалоб;
• Повестки – до 85 % из общей массы направляемых судебных писем;
• Судебные приказы (выписки), утвержденные мировым судьей;
• Прочие извещения – о выплате начисленной пошлины, пени, штрафов, алиментных платежей в соответствии с принятым судом постановлением.

Как узнать отправителя

Каждому заказному письму присваивается отдельный номер для его идентификации, состоящий из 14 цифр. С помощью такого трек-номера можно в онлайн режиме определить схему перемещения корреспонденции в направлении от адресанта до адресата.

Запомните! Для установления отправителя необходимо следовать следующему алгоритму:

• Перейдите по адресу: https://www.pochta.ru;
• Как только перешли на сайт, необходимо в поисковую строку (ввод трек-номера) внести известный идентификатор и активировать поисковые действия, нажав на соответствующую кнопку;
• На экран будут выведены сведения, отражающие дату, когда было отправлено отправление, и адрес (почтовое отделение), сведения об отправителе.

Необходимо исключить ошибки и точно ввести трек-номер. В противном случае поисковые действия будут нерезультативными.

Алгоритм будет отличаться, если отправитель воспользовался услугами международных операторов связи, к примеру, EMS, Fedex, UPS, DHL и других. В таком случае необходимую информацию нужно будет получать уже через сайт track-trace.com.

Сначала нужно выбрать компанию, через которую письмо было отправлено, потом вбить его трек-номер. На экране так же отобразится информация о передвижении письма и его отправителе.

Нужно ли получать письмо

Естественно, за движением корреспонденции необходимо следить, в особенности, если известно о рассматриваемом судебном споре. Эффективным может оказаться обычный звонок в почтовое отделение, где письмо хранится до момента получения его адресатом.

Важно! Нужно запомнить, что даже в случае неполучения адресатом письма, суд пройдет без его участия. Но если не ознакомиться с письмом, гражданин даже не будет знать об этом факте и, соответственно, о возможно наложенных на него штрафах, взысканиях и т. д. Исправить ситуацию и отстоять свои интересы и права будет практически невозможно.

Следует отдельно остановиться на вопросе уведомления сторон дела и прочих участников процесса для возможности вынесения решения.

Статья 167 ГПК гласит о том, что если кто-то из участников процесса не приходит за заседание, и при этом он не получал сообщений о времени и дате рассмотрения, то суд должен перенести слушание.

Однако если участнику хотя бы направлено письмо из суда, то это уже достаточное основание признания факта надлежащего уведомления. Даже если письмо не получено, суд по умолчанию делает отметку о проведении информирования.

При наличии извещений, которыми лица уведомлялись о наличии судебного письма, суд праве продолжить рассмотрение дела без их участия.

Учтите! В соответствии со статьей 222 ГПК, если истец не является повторно на судебное заседание, хотя был о нем уведомлен и не просил рассмотреть иск в его отсутствие, суд праве оставить его заявление без рассмотрения.

Суд, уведомив заявителя о дате рассмотрении поданного им заявления, праве отказать в иске, если истец не просил рассматривать дело без него и дважды не прибыл на слушание. Рассмотрение дела прекратится.

Истцу в период рассмотрения его дела тем более следует получать каждый документ, который будет адресован ему судом.

Порядок получения

Выдается конверт в отделении, указанном в извещении.

Для получения почты необходимо удостоверить свою личность, причем не только адресату, но и действующему в его интересах представителю.

Последнему также потребуется оформленная надлежащим образом доверенность. Факт вручения письма подтверждается подписью получателя.

Процедура обращения с подобными отправлениями прописана во внутреннем документе ФГУП «Почта России» на основании приказа №423-П.

Запомните! Срок хранения письма из суда в почтовом отделении – всего 7 дней.

Как только письмо передано отделению, ответственному за непосредственную его доставку, отсчитывается три дня на вручение конверта. При вручении заполняется отдельная форма, где должен расписаться получатель. Данная форма при разбирательствах в суде выступает документальным подтверждением вручения отправления.

Письмо из суда вправе получить не только адресат, но и любой из его родственников, удостоверивший свою личность. Исключение – несовершеннолетние граждане.

В случае невозможности доставки судебной почты, почтальоном составляется специальный акт и оставляется извещение, по которому получатель сможет получить письмо в отделении Почты. По прошествии еще трех дней он обязан попытаться повторно вручить письмо повторно.

Если гражданин не желает получать письмо и расписываться в его получении, корреспонденцию возвращают обратно отправителю на следующий день.

Исходя из судебной практики, факт неполучения извещения и самого письма рассматривается судом не в пользу адресата. В любом случае его будут считать уведомленным о характере и содержании письма. Следовательно, если гражданин не будет присутствовать на определенном процессе, его ожидает ответственность.

Последствия неполучения письма

Обратите внимание! Характер ответственности зависит от того, для чего было направлено судебное письмо, и какой документ в нем содержался:

• В случае приглашения малозначимого свидетеля, факт его неявки не будет иметь серьезных последствий;
• При приглашении ответчика на рассмотрение административного дела, его явка не обязательна – все рассмотрят и без него. Однако в связи с его отсутствием, у обвиняемого не будет возможности обеспечить свою защиту;
• Письмо, не полученное истцом по гражданскому делу, будет расценено как его личная незаинтересованность. Последствие – отказ в дальнейшем рассмотрении спора;
• Если дело действительно важное, то суд вправе обеспечить привод для явки на заседание. Поэтому отказ в получении письма из суда ничем хорошим не обернется.

Если конверт направлен ошибочно

Крайне редко письма могут приходить ошибочно. К примеру, заказное письмо получает однофамилец – человек, которому оно не адресовано.

Если подобный случай произошел, нужно незамедлительно сообщить о нем в почтовое отделение и суд, поскольку документы были ошибочно получены не тем человеком.

Посмотрите видео. Что делать, если судебное письмо вернулось?

Источник: https://domprava64.ru/pisma/moskva-99-zakaznoe-pismo-sudebnoe-otkuda.html